有个刚做HR不久的朋友跟我说，最近被各种表格的填写、核实、录入烦到头大，还有每个月统计员工的办公用品需求、考勤签字确认，工资签收等等，有时候一天的工作就耗费在这些上面了。问我有没有什么能简化处理工作的办法？
其实所有的工作流程都可以简化！
首先工作流程就是为了把一项工作完成，而人为设置的若干个操作步骤。那么为完成一项工作到底要设置多少个步骤是合适的，这就是我们要研究的工作应该“细化”还是“简化”的问题。
一、与流程设置有关的因素
跟流程设置有关的因素有：复杂性、效率、管理成本、责任、风险。
1.一项工作，设置流程越多，单个流程内的复杂性就越低，所以越复杂的工作包含的流程一般来说就越多。
2.一项工作，设置流程越多，效率越低。
3.一项工作，设置流程越多，管理成本越高。（注意这里说的成本是管理成本，不是生产制造成本，别弄混了）
4.一项工作，设置流程越多，单个流程内分摊的责任越少，同时，流程越多，责任划分也越明确越具体。
5.一项工作，设置流程越多，失败的风险越低。
二、公司对影响流程因素的关注度
其次，要研究“简化”的问题，就要了解公司对以上因素的关注度。而这又跟公司所处的行业，公司的发展阶段，公司老板的个人认知等多方面的因素有关。
举两个例子：
1.两口子开个小饭店，找两个亲戚过来帮工，一共四个人，那么对于老板来说，公司刚刚起步，用的都是自己人，对于老板来说现阶段什么最重要？
我觉得，对于老板来说，目前最重要的是让小饭店存活下去，那就要尽量减少成本，增加利润。所以在工作流程设置上，肯定是越简化越好，因为流程简化了效率会高，管理成本会降低，利润相对会增加，于此同时放弃掉的就是可能出现的责任划分不清楚（都是自家人，责任不清也无所谓），存在风险隐患（初创小企业没有办法，只能是顶着风险去拼）。
2.一个大型汽车制造企业。老板更注重什么呢？当然是效率和风险管控。为了保证汽车的质量，在复杂的生产环节中就要设置非常多的流程，所有需要不同工人配合的工作节点都要明确责任。而为了保证效率就要增加大量的管理成本（包括管理人员投入，管理软件系统投入等等）只有做好这些工作以后，才能把企业的风险降到最低。
三、明确“简化”原则
1.存在即合理原则
无论什么样的企业，无论看起来多么“荒谬”的制度或流程，存在即合理。也就是说，只要存在就一定有存在的理由。我们在做企业管理或者改革的时候，发现问题并不难，难的是发现问题背后的原因是什么，知道了原因还不成，你还必须要更好的解决方案，如果没有，就不要轻易的去改变原有的流程。所以说什么时候可以去改变？那就是，知道了问题，知道了原因，有了更好的解决方案之后。
2.物极必反原则
企业中的工作流程其实并不是固定的，而是一直在“最细化——最简化”之间不停流动的，达到任何一个极端就会强力反弹，超过任何一个极端就会瞬间崩盘。
举例：一个小企业，为追求效率和降低管理成本，一味简化工作流程，放松管理，当企业内因疏于管理达到影响企业发展的程度的时候，领导就会跳出来要求加强管理，这就是很多HR遇到的，某一日，老板找谈话让重新梳理岗位职责，明确考勤纪律等等。再有，我们看很多有名的超级跨国公司一夜之间破产倒闭，很多时候就是因为他的“制度太完善了”，企业的盈利无法支撑他的管理成本的支出，而管理成本的支出也无法进一步解决他的效率问题导致的崩盘。
所以作为HR来说，何时建议公司做哪些方面的调整，这件事本身就是很有技术含量的。
3.置身事外原则
一般来说，能够设置工作流程的人应该在流程之外。或者至少应该对这项工作的所有环节和流程都非常清楚的情况下才可以重新设置流程。如果流程修改人只是这一个环节的负责人或者具体执行人，往往修改以后就破坏了原流程中的连贯性和责任归属从而增加了不必要的风险。
写在最后：
说说职场新人的问题。我想对刚刚走出校园，步入社会的年轻人说，首先最重要的还是要摆正心态，及时转换好自己的社会角色。其次，年轻人往往冲劲很足，经验却不够，遇事多想，多听、多看，不要轻易做决定，更不要轻易去否定已有的东西。第三，加强学习，在社会上，没有排好的课表，没有现成的老师，一切靠自己，只要有心，事事都可学习，分分钟都能成长！
